Zusammenarbeit ist wichtig, da sind sich die meisten einig, doch ist gerade durch die räumliche Trennung im hybriden Arbeiten die gemeinsame Sicht auf Probleme, Pläne oder komplexe Sachverhalte ein wenig getrübt. Der mal eben schnelle physische Griff zu einem Flipchart oder Whiteboard im Zuge eines Meetings wird immer seltener praktikabel, wenn einige Personen via Videocall teilnehmen. Es muss eine digitale Lösung her, aber nur welche von den vielen Anbietern im Moment? In unserem Artikel erfahren Sie, ob ein Bild wirklich mehr sagt als tausend Worte, welche Tools es gibt und wie wichtig Visual Collaboration Tools im Vergleich zu anderen Kollaborationsmethoden sind.
Was sind Visual Collaboration Tools?
Visual Collaboration Tools stellen Werkzeuge dar, die es ermöglichen, Projekte und Aufgaben visuell darzustellen, zu besprechen und zu bearbeiten. Diese Tools können in Form von Software-Anwendungen, Websites oder mobilen Anwendungen verfügbar sein und bieten eine Vielzahl von Funktionen, darunter die Möglichkeit, Notizen, Kommentare und Markierungen hinzuzufügen, Änderungen in Echtzeit zu verfolgen und meist auch Dateien zu teilen.
Warum ist eine visuelle Darstellung wichtig?
Je abstrakter und verwobener Projekte, Themen, Probleme oder auch beispielsweise IT-Systemlandschaften werden, desto wichtiger wird eine visuelle Darstellung, zum einen für einen selbst, um die Übersicht zu behalten und auch Abhängigkeiten stets im Blick zu haben, zum anderen, um auch Teammitglieder in die eigenen Denkprozesse einzubeziehen. Hier gilt erfahrungsgemäß: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Wie unterscheiden sich Visual Collaboration Tools von anderen Kollaborationsmethoden?
Projekte und Aufgaben auf eine visuelle und interaktive Weise darzustellen ist ein nicht zu unterschätzender Faktor in der Zusammenarbeit. Informationen & Themen von Teammitgliedern auf virtuellen Post-It gemeinsam sammeln, verdichten aufbereiten und gestalten oder auch Retrospektiven digital durchzuführen erscheint mit anderen Kollaborationsmethoden schwierig bis unmöglich. Zudem können andere Kollaborationsmethoden, wie etwa E-Mail, erfahrungsgemäß nicht die gleiche Klarheit und Übersichtlichkeit bieten. Es kann aufwändig und chaotisch enden, wenn man eine Frage via Mail an einen breiten Empfängerkreis schickt und manche an alle antworten, wiederum andere nur an den Absender, usw.
Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit: Visual Collaboration Tools ermöglichen es Teams, Projekte und Aufgaben gemeinsam zu planen und zu verwalten, was zu einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit führt.
Effizientere Projektverwaltung: Die Tools bieten ein übersichtliches Projektmanagement, das es Teams ermöglicht, ihre Projekte und Aufgaben effizient zu verwalten. Eine visuelle Übersicht über den Fortschritt des Projekts ermöglicht es dem Projektleiter oder Teams, ihre Aufgaben und Deadlines einfach zu verwalten und möglicherweise auch Projektstatusberichte vollständig außerhalb der Verwendung von beispielsweise PowerPoint durchzuführen.
Gemeinsame Arbeitsbereiche: Teams können gemeinsame Arbeitsbereiche erstellen, die alle benötigten Informationen, Dateien und Aufgaben enthalten. Diese gemeinsamen Arbeitsbereiche ermöglichen es, Fortschritte einfach zu verfolgen und alles an einem Platz zu haben.
Welche Tools gibt es?
Eine kurze Übersicht von verbreiteten Tools, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
Miro
URL: miro.com
Limitierung in der Gratis Nutzung:
1 Workspace mit maximal 3 Boards
Abo Model & Preise:
Pro für 8$/Monat (bei jährlicher Zahlweise), Business für 16$/Monat pro Benutzer/Monat
Vorteile: Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, gut für die Brainstorming-Phase
Nachteile: Steile Lernkurve in der Bedienung für neue Benutzer, keine integrationen zur Aufgabenverwaltung, DSGVO Konformität ist ggf. zu hinterfragen
Mural
URL: mural.co
Limitierung in der Gratis Nutzung:
Maximal 3 Boards
Abo Model & Preise:
Pro für 9,99$/Monat, Business für 17,99$/Monat pro Benutzer/Monat
Vorteile: Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten, einfache intuitive Handhabung, performante und gute Echtzeit-Zusammenarbeit
Nachteile: Aufgrund der Limitierung kommt man um einen Abo-Abschluss nicht herum
Conceptboard
URL: Conceptboard | Collaborative Online Whiteboard | Visual Collaboration
Limitierung in der Gratis Nutzung:
Unlimitierte Boards aber mit jeweils maximal 100 Objekten
Abo Model & Preise:
Premium für 4€/Monat, Business für 8€/Monat, pro Benutzer/Monat
Vorteile: Einfach zu verwendendes Interface, selbst Hosten/Betreiben möglich (auf Preisanfrage), DSGVO Compliant (lt. Angaben des Herstellers), Hosting ausschließlich in Deutschland (lt. Angaben des Herstellers)
Nachteile: Für komplexere Visualisierungen ist eine Bezahlvariante notwendig aufgrund der Limitierung auf 100 Objekte pro Board
Spacedeck
URL: Spacedeck Open
Limitierung in der Gratis Nutzung:
kein Limit bekannt
Abo Model & Preise:
Gratis (open source)
Vorteile: Einfach und intuitiv zu bedienen, DSGVO Compliant
Nachteile: Fehlerbehebungen und Weiterentwicklung abhängig von der Community, zukunftsfähigkeit und Fortbestand ggf. ungewiss, aktuell ist ein eigener Betrieb/Hosting notwendig um das Tool zu nutzen
Microsoft Whiteboard
URL: Microsoft Whiteboard – Ihre digitale Online-Whiteboard-App
Limitierung in der Gratis Nutzung:
kein Limit bekannt
Abo Model & Preise:
Grundsätzlich Gratis (ein Microsoft Account wird vorausgesetzt)
Vorteile: Da Bestandteil von Microsoft 365 weit verbreitet, einfache Handhabung
Nachteile: Microsoft Account als Voraussetzung
Wenn Sie Unterstützung beim Thema Projekte planen und visualisieren benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Quellen und weiterführende Links:
Digital Whiteboards im Überblick: Die besten Visual Collaboration Tools
17+ Online-Whiteboard Tools – besser arbeiten im Home Office!
What Is Microsoft Whiteboard, and How Do You Use It? (howtogeek.com)
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