Digitale Projektkommunikation mit Teams

Eingangs gleich vorweg: Dieser Artikel ist nicht von Microsoft gesponsert. Aber man kommt um das Produkt Teams unserer Erfahrung nach auch nicht herum, denn Microsoft-Produkte sind in vielen Unternehmen Standard. So ist es auch nicht ungewöhnlich, dass viele bei Videokonferenz-Software auf Microsoft Teams setzen. Die Funktionen von Teams sind freilich nicht auf diese beschränkt und da das Tool beinahe bei jeder Person im Unternehmen in Verwendung ist, birgt dies viele Potenziale, die Projektarbeit zu vereinfachen. In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie man Microsoft Teams nutzen kann, um Projekte zu planen, zu verfolgen und abzuschließen.

Was ist Teams?

Teams ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation, die von Microsoft entwickelt wurde und Teil der Microsoft 365-Suite ist. Mit Teams können Benutzer Chatnachrichten schicken, an Audio- und Videokonferenzen teilnehmen, Dokumente und andere Dateien teilen.

Teams ist zudem ein ideales Werkzeug für Projekte, da es Benutzern ermöglicht, unkompliziert und geräte-übergreifend von überall aus zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit in Echtzeit zu verfolgen. Wenn Ihre Organisation Microsoft Teams verwendet und Sie Bedarf für Projektmanagement-Software haben ist Teams vielleicht genau das, was Sie suchen.

Warum Microsoft Teams verwenden?

Verfügbarkeit & Verbreitungsgrad

Microsoft-Produkte, speziell Office, sind sehr weit verbreitet. Mit dem pandemischen Digitalisierungs-Katalysator war es für viele Unternehmen naheliegend, für Audio- und Videobesprechungen auch auf Microsoft zu setzen.

Organisationsübergreifend

Ein weiterer Vorteil, Teams für Projektmanagement zu nutzen, ist das Organisieren des Projekts in Kanälen und Tabs. Das macht das Projekt zugänglicher und transparenter für alle Projektmitarbeitenden Personen. Zudem kann, je nach Berechtigung und Konfiguration von Teams im Unternehmen, unternehmensübergreifend an Projekten gearbeitet werden. Unternehmensexterne, wie beispielsweise Projektmitarbeiter bei Lieferanten, können ebenso in die Projekt-Teams-Gruppe eingeladen werden und zentral mitarbeiten. An dieser Stelle muss darauf hingewiesen werden, dass unserer Erfahrung nach viele Unternehmen aufgrund ihrer firmeneigenen Policy die organisationsübergreifende Zusammenarbeit einschränken bzw. nicht ermöglichen.

SSOT (single source of truth)

Im Projektmanagement wird man oft mit vielen Fragen konfrontiert, wie etwa:

• Bis wann ist das umzusetzen?
• Welche Tasks sind mir zu geordnet?
• Wo finde ich die Dokumentation und Updates zum Projekt?
• Wie ist der Status zu Task XY?

Teams bietet eine zentrale Stelle für diese Art von Fragen – klar strukturiert, mit Kanälen für verschiedene Themen und Tabs, die einem eine natürliche Arbeitsumgebung bieten. Der große Vorteil liegt darin, dass so viele Programme und Tools integriert sind. Dabei ist es unerheblich, ob Ihr Team mit Microsoft-Produkten, wie Excel, PowerPoint und Co, oder anderen Programmen, wie beispielsweise Trello, Jira/Confluence, arbeitet. Die gängigsten Programme sind integrierbar. Das hat den großen Vorteil, dass man Teams nie verlassen muss, sondern andere Programme direkt in Tabs in Teams öffnen kann.

Wie setzt man ein Projekt in Teams auf?

1. Ein Team in Microsoft Teams erstellen: Die Teamstruktur und Benutzergruppe ist für jedes Projekt anders. Teams ermöglicht es, spezifische Teams für jedes Projekt zu erstellen und Benutzer hinzuzufügen, die an dem Projekt beteiligt sind. Das soll vor allem die Kommunikation vereinfachen und sicherstellen, dass alle relevanten Personen auf dem Laufenden sind.
2. Kanäle anlegen: Innerhalb eines Teams können Kanäle erstellt werden, um bestimmte Themen oder Aufgabenbereiche zu organisieren. Zum Beispiel könnte ein Kanal für allgemeine Projektunterhaltungen verwendet werden, während ein anderer Kanal für spezifische Aufgaben wie Marketing oder Finanzen reserviert ist.
3. Gruppenchat versus Teams-Kanäle: In Teams sind Gruppenchats und Kanäle ähnlich, aber nicht dasselbe. Schwierig wird es dann, wenn es darum geht, zu entscheiden, was man in welchen Situationen am besten verwendet. Ein paar Orientierungspunkte für diese Wahl sind:
   • Gruppenchat: Informelle Informationen teilen Beispielsweise: Information über Abwesenheit am Nachmittag, kurz einen Rat zu einem Thema einholen, fragen, wer der richtige Ansprechpartner für Thema XY ist, etc.
   • Teams-Kanal: Alle projektrelevanten ThemenBeispielsweise: Update zu Arbeitspaketen und Tasks, Probleme bei Projektaufgaben, Fehlerbehebungen, Projektdokumentation, Projektstatus, Meeting-Protokolle, etc.
4. Integrierte Tools & Software: In Teams können verschiedene Tabs zu Kanälen hinzugefügt werden. Entweder können Microsoft-Produkte oder integrierte Tools von Drittanbietern wie Jira oder Trello verwendet werden, um Aufgaben und Projektfortschritte zu verfolgen. In Teams kann man somit eine komplette Projektkommandozentrale einrichten.
5. Flexible Meeting-Planung: Manche Themen sind in einem kurzen Audio/Videoaustausch schneller geklärt als in einer langen Chatnachricht oder E-Mail. Teams bietet sowohl integrierte Videokonferenzfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, Meetings von überall aus abzuhalten als auch die Möglichkeit, andere User direkt anzurufen.
6. Dateiablage & Dokumentation: Wenn Sie die Cloud-Umgebung von Microsoft voll nutzen und es lt. Ihren Unternehmensrichtlinien erlaubt ist, bietet Teams integrierte Dateifunktionen, die es ermöglichen, Projektdokumente zu teilen und zu bearbeiten. Teammitglieder können Dokumente in der Cloud speichern und jederzeit darauf zugreifen. Dies ermöglicht es, Dokumente gemeinsam und sogar gleichzeitig zu bearbeiten.
7. Integrierte Projektplanung: Mit Tasks und Lists bietet Microsoft integrierte Aufgabenverwaltungsfunktionen, die es ermöglichen, Projektaufgaben zu verfolgen und zu verwalten. Teammitglieder können Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Dies hilft, den Überblick über den Fortschritt des Projekts zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden. Bitte beachten Sie, dass hier möglicherweise Projektdaten in der Microsoft-Cloud abgelegt werden, wie auch schon bei der Dateiablage & Dokumentation erwähnt.

Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite –  kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

Quellen und weiterführende Links:

https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-teams/group-chat-software
Projekte vollständig mit Microsoft Teams organisieren – kann das gut gehen?
How to Use Microsoft Teams for Project Management