In der heutigen, global vernetzten Welt sind Remote Teams keine Ausnahme mehr, sondern die Norm. Unternehmen haben die Vorteile erkannt, die sich durch die Arbeit mit Teams an verschiedenen Standorten ergeben, darunter erhöhte Flexibilität, Zugang zu einem breiteren Talentepool und Kosteneinsparungen. Doch mit diesen Vorteilen gehen auch Herausforderungen, insbesondere im Bereich der Kommunikation und des Wissensmanagements einher. Wie können diese Hürden gemeistert und sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrem Standort, gleich gut informiert und integriert sind?
Seit mehreren Jahren arbeite ich mit einem 5-10-köpfigen Entwicklungsteam, dessen Mitglieder im EU-Raum verteilt sind, zusammen. Unser Projektleiter befindet sich in Deutschland, während die Entwickler zwischen verschiedenen Ländern aufgeteilt sind. Diese Erfahrung hat mir wertvolle Einblicke in die spezifischen Herausforderungen und effektiven Lösungsansätze für die Zusammenarbeit in Remote Teams gegeben, die ich gerne teilen möchte.
Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit Remote Teams
Kommunikationsbarrieren: Die wohl größte Herausforderung bei Remote Teams ist die Kommunikation. Die Abwesenheit von persönlichen Face-to-Face Kontakten und nonverbalen Hinweisen sowie die Tatsache, dass z.B. Englisch als gemeinsame Fremdsprache verwendet wird, kann Missverständnisse fördern und die Zusammenarbeit erschweren (Lost in Translation lässt grüßen). Dazu kommen kulturelle Unterschiede – sowohl in der Art der Kommunikation, als auch in der bevorzugten Arbeitsweise, die für Unverständnis sorgen und zu Missverständnissen führen können. So bevorzugen in unserem Team etwa die deutschen Kollegen, verbal über Arbeitsweisen informiert zu werden, während sich Kollegen aus anderen Teilen der Welt lieber vorab durch die Dokumentation wühlen. In unserem Team haben wir zudem festgestellt, dass es nicht immer einfach ist, den richtigen Zeitpunkt für Meetings zu finden, der für alle passt. Hier ist ein Mittelweg wichtig, der sowohl den Early Birds als auch den Langschläfern entgegenkommt.
Isolationsgefühl und mangelnde Teamdynamik: Die fehlende physische Präsenz kann dazu führen, dass sich manche Teammitglieder isoliert fühlen. Dies kann die Teamdynamik beeinträchtigen und das Gefühl der Zugehörigkeit schwächen. Da unser Team bereits seit Jahren an verschiedenen Standorten tätig ist, sind die Projektmitglieder dies zwar gewohnt, aber man kann feststellen, dass die Kolleg:innen an den einzelnen Standorten untereinander festere Bindungen eingehen können. Dies kann auch durch Off-Topic-Talks in Retros, etc. nicht komplett vermieden werden.
Motivation und Engagement: Das wirkt sich auch auf das Engagement des Teams aus. Die Motivation aufrechtzuerhalten kann bei Remote-Arbeit eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Teammitglieder sich isoliert oder unterschiedlich gut informiert fühlen oder Schwierigkeiten haben, sich selbst zu disziplinieren. Wir haben festgestellt, dass es schwieriger ist, ein hohes Maß an Engagement zu gewährleisten, wenn Teammitglieder keinen direkten Kontakt zueinander haben. Deshalb ist es aus unserer Sicht enorm wichtig, nicht nur virtuell den Beginn einiger Meetings zu nutzen, um auch private Themen oder Dinge zu teilen, die in fachlichen Abstimmungen keinen Platz haben.
Wissensgefälle: Der Informationsfluss kann ungleichmäßig verteilt sein – besonders, wenn sich alle die Haupt-Wissensträger an einem der Standorte befinden. Während einige Teammitglieder über aktuelle Entwicklungen bestens informiert sind, fühlen sich andere abgehängt. Dies kann zu Ungleichgewichten und Frustration führen. Gerade in der Entwicklungsarbeit ist es wichtig, dass alle Teammitglieder über den gleichen Informationsstand verfügen, um effizient arbeiten zu können.
Technologische Herausforderungen: Remote-Arbeit erfordert eine zuverlässige technische Infrastruktur. Probleme mit der Internetverbindung, Software-Inkompatibilitäten oder unzureichende Hardware können die Arbeit erheblich behindern. In unserem Team haben wir glücklicherweise nur sehr selten mit Verbindungsproblemen zu kämpfen, die unsere Arbeit verlangsamen. Dennoch wird klar, dass im Falle von technischen Schwierigkeiten die Remote-Arbeit unmöglich ist. Gerade, wenn unternehmensübergreifend gearbeitet wird, ist es erfahrungsgemäß nicht immer einfach, den gleichen Nenner bezüglich Infrastruktur und verwendeter Tools zu finden (z.B. Webex versus MS Teams als Projekt- und Kommunikationstool).
Unterschiedliche Arbeitszeiten: In unserem Fall gibt es zwar keine großen Zeitunterschiede, aber die unterschiedlichen Arbeitszeiten und Feiertage können dennoch manchmal zu Verzögerungen führen. Hier ist eine gute Planung nötig, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet bleibt. Eine Idee ist hier entsprechend im Urlaubskalender (sofern einer geführt wird) auch die verschiedenen Feiertage der einzelnen vertretenen Länder zu berücksichtigen.
Lösungsansätze für bessere Kommunikation und Wissensgleichstand
Regelmäßige und strukturierte Meetings: Etablieren Sie regelmäßige Check-ins und Teammeetings. Nutzen Sie hierfür Videokonferenztools wie Zoom oder Microsoft Teams. Über MS Teams und visuelle Kommunikationstools gab es bereits vor einiger Zeit einen Artikel von uns. Ein strukturiertes Vorgehen mit klaren Agenden und Zeitplänen hilft, die Meetings effizient zu gestalten und dafür zu sorgen, dass jede/r weiß, worum es im Meeting geht. In unserem Team haben wir tägliche Check In-Meetings um 10 Uhr eingeführt, um sicherzustellen, dass jeder über den aktuellen Stand des Projekts informiert ist und anstehende Fragen klären kann. Außerdem gibt es täglich um 14:50 ein weiteres, maximal für 10 Minuten anberaumtes Check Out-Meeting, um ebenfalls über den Tag entstandene Fragen zu klären. Das bedeutet selbstverständlich kein Verbot, dass bei aktuen Themen sofort miteinander kommuniziert wird, hilft aber dabei, die Entwickler tagsüber möglichst ungestört ihrer Arbeit nachgehen zu lassen. Um sprachlichen Barrieren entgegenzuwirken, ist es ratsam, lieber einmal zu oft nachzufragen, ob alles verstanden wurde.
Transparente Kommunikationstools: Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Asana ermöglichen es, die Kommunikation zu bündeln und transparent zu gestalten. Hier können alle Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand der Dinge einsehen und auf relevante Informationen zugreifen. Wir nutzen Teams und Webex für die tägliche Kommunikation und Jira/Confluence für das Projektmanagement, was uns geholfen hat, permanent den Überblick zu behalten und Missverständnisse zu reduzieren. Klare Kommunikationsrichtlinien und Prozesse, die von allen verstanden werden, sind nötig, damit jedes Teammitglied weiß, welche Informationen über welche Kanäle geteilt werden sollen und welche Antwortzeiten erwartet werden.
Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten: Fördern Sie den Zusammenhalt durch virtuelle Teamevents. Online-Spiele, virtuelle Kaffeepausen oder gemeinsame Workshops können helfen, die Teamdynamik zu stärken und das Isolationsgefühl zu mindern. In unserem Team haben wir regelmäßige virtuelle Kaffeepausen und gelegentlich kurze Online-Spiele vor unseren Retros organisiert, um den Zusammenhalt zu fördern.
Offline-Treffen: Da Face-to-Face Gespräche aber immer besser sind als virtuelles Teambuilding, ist es uns im Team sehr wichtig, einmal pro Quartal physisch zusammenzukommen und jeweils drei Tage lang nicht nur alle Themen für das nächste Quartal gemeinsam zu besprechen, sondern auch die Abende gemeinsam zu verbringen, um den Kontakt untereinander zu stärken.
Nutzung von Wissensmanagement-Tools: Tools wie Confluence oder Notion bieten die Möglichkeit, Wissen zentral zu sammeln und zu teilen. Hier können Dokumentationen, Projektstände und wichtige Informationen für alle zugänglich gemacht werden. Wir nutzen Confluence für die Dokumentation unserer Projekte und haben festgestellt, dass dies die Transparenz erheblich verbessert hat. In Jira kann jedes Teammitglied sehen, wer an welchen Themen arbeitet und welche Stories als nächstes umgesetzt werden sollten.
Scrum Master und Pair Programming: In unserem Team sorgt ein Scrum Master nicht nur für aufgräumte Jira-Boards, sondern auch für den sozialen Kitt und die Wissensweitergabe im Team. In dieser Rolle werden die erfahrenen Mitarbeiter:innen dazu angehalten, ihr Wissen gezielt an Kolleg:innen weiterzugeben, um so das Wissensgefälle reduzieren. In unserem Team haben wir Pair-Programming eingeführt, bei dem erfahrene Entwickler:innen neue Teammitglieder unterstützen.
Investition in Technologie: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über die notwendige Hard- und Software verfügen, um effizient arbeiten zu können. In unserem Team haben wir in hochwertige Laptops, Headsets und eine schnelle Internetverbindung für alle Teammitglieder investiert, um technische Probleme zu minimieren.
Transparente Zielsetzung und Leistungsmessung: Definieren Sie klare Ziele und Leistungskriterien, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird. In unserem Team haben wir OKRs (hier geht´s zu unserem Artikel zum Thema) eingeführt, um klare Ziele zu setzen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Der Fortschritt unserer Quartalsplanung wird in jeder Retro besprochen und ist auch zwischen den Meetings für jeden in Jira einsehbar.
Regelmäßiges Feedback und Anerkennung: Geben Sie regelmäßig Feedback und erkennen Sie die Leistungen Ihrer Teammitglieder an. Dies kann die Motivation und das Engagement erhöhen. Unser Projektleiter führt regelmäßig Einzelgespräche mit jedem Teammitglied, um Feedback zu geben und Anerkennung auszusprechen. Außerdem ist unser Scrum Master im täglichen Austausch mit dem Team, um Frustrationen möglichst früh entgegenzuwirken oder zumindest zu erkennen.
Flexibilität und Vertrauen: Seien Sie flexibel und zeigen Sie Verständnis für die individuellen Herausforderungen Ihrer Teammitglieder. Dies kann bedeuten, Arbeitszeiten anzupassen oder unterschiedliche Art von Unterstützung anzubieten. Während manche Menschen lieber autark arbeiten, gibt es andere, die mehr Anweisungen benötigen. Unser Projektleiter hat immer ein offenes Ohr für die Anliegen der Teammitglieder und ist bereit, flexible Lösungen zu finden. In einem Remote-Team ist Vertrauen ein Schlüsselfaktor und fördert das Engagement und die Selbstständigkeit der Teammitglieder.
Feedbackkultur und offene Kommunikation: Eine offene Feedbackkultur ist entscheidend für die Weiterentwicklung eines Teams – egal ob remote oder vor Ort. Wir haben regelmäßige Retrospektiven eingeführt, um gemeinsam zu reflektieren, was gut läuft und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dies stärkt die Teamdynamik verbessert kontinuierlich die Zusammenarbeit.
Fazit
Die Arbeit in Remote Teams erfordert neue Denkansätze und Methoden, um effektiv zu kommunizieren und Wissen zu teilen. Mit den richtigen Strategien und Tools können wir die Herausforderungen meistern und ein starkes, gut vernetztes Team aufbauen.
Wenn Sie Unterstützung beim Thema Remot Teams benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit unserer Erfahrung und weiteren hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
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