Nach einem geglückten Projektauftakt steht man häufig vor der Frage wie man ein Projekt erfolgreich organisiert. In diesem Artikel gehen wir auf die Themen Projektorganisation, Rollen und Kommunikationsstränge ein die Sie bei Ihrem Projektvorhaben unterstützen.
Projektorganisationsformen
Es wird grundsätzlich zwischen drei Formen der Projektorganisation unterschieden. Die Einfluss-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation und die reine Projektorganisation.
Die Einfluss-Projektorganisation ist davon geprägt, dass der Projektmanager eine Stabsfunktion einnimmt, die Vorgesetzten über notwendige Maßnahmen informiert und berät sowie den Ablauf des Projekts verfolgt.
Die Matrix-Projektorganisation zeichnet sich durch eine Teilung der Weisungsbefugnisse zwischen Projektmanager und Linienvorgesetzten der Projektmitglieder aus.
In der reinen Projektorganisation hat der Projektmanager alle formellen Kompetenzen gegenüber den Projektmitgliedern. Oftmals werden in dieser Organisationsform die Teammitglieder aus ihrer Linienorganisation ausgegliedert und direkt ins Projektteam überführt. Dadurch wird eine gewisse organisatorische Unabhängigkeit erreicht.
Um die Rollen und Beziehungen im Projekt darzustellen wird ein eigenes Projektorganigramm erstellt und entsprechend an die Teammitglieder kommuniziert, um ein gemeinsames Verständnis herzustellen.
Projektrollen
Das Beschreiben der Projektrollen, durch Skills, Aufgaben, Verantwortungen, etc. bringt Klarheit zur Zusammenarbeit im Projekt mit sich und trägt auch zur Unterstützung der Abgrenzung der Projektmitglieder zur Linientätigkeit bei. Dies unterstützt auch die Personalauswahl für das Projekt. So können aus der Linienorganisation passende Projektmitarbeiter treffender ausgewählt werden, wenn klar ist, welche Aufgaben übernommen werden müssen. Die IPMA unterscheidet hier zwischen Individualrollen, wie beispielsweise Projektauftraggeber, Projektmanager, Projektteammitglied und Projektmitarbeiter, und Teamrollen wie Lenkungsausschuss, Projektteam, Projektsubteams, etc. Hierzu ist es sinnvoll, die Projektrollen passend zu benennen, wie zum Beispiel das „Sub-Team Entwicklung” und deren Angehörige „Projetteammitglied Entwicklung”. Es ist empfehlenswert, diese Benennungen im Projektorganigramm zu visualisiert.
Projektteamarbeit
Projekte überschreiten meist Grenzen von Organisationseinheiten und es sind Mitarbeitende von verschiedenen Fachbereichen involviert. Funktionierende Teamarbeit ist hier die Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Der Fokus liegt dabei auf der Qualifikation des Teams und nicht auf denen der einzelnen Individuen. Erfolgskriterien dafür sind transparente Zielvorgaben, eine klare Rollenverteilung, aktive Beteiligung und Motivation aller Teammitglieder, funktionierende Kommunikation und klare Entscheidungskompetenzen. Zur Förderung der Projetteamarbeit empfiehlt sich bei Projektstart ein Workshop zur Erarbeitung des Projektverständnisses. Auch die Teamentwicklungsphasen während der Projektlaufzeit sind zu berücksichtigen und durch den Projektmanager aktiv zu steuern. Hierzu seien die Entwicklungsphasen nach Tuckman genannt: Formierungsphase (Forming), Konfliktphase (Storming), Regelphase (Norming), Arbeitsphase (Performing) und Auflösung (Adjourning).
Kommunikation in Projekten
Im Projektstartprozess können die Formen der Kommunikation, Projektstart-Workshops, Kick-off-Meetings und Einzelgespräche kombiniert werden. Ein Projektstart-Workshop ist erforderlich, um die entsprechende Projektmanagementqualität sicherzustellen. Ziel eines persönlichen Gesprächs zwischen dem Projektmanager und einem Projektteammitglied ist der Austausch von Informationen über das Projekt und die gegenseitigen Erwartungen in Bezug auf die Zusammenarbeit. Diese Grundorientierung bietet eine gute Basis für andere Kommunikationsformen. Ziel eines Kick-off-Meetings ist es, das Projektteam und andere relevante Parteien durch den Projektauftraggeber und den Projektmanager über das Projekt zu informieren. Ziel eines Projektstart-Workshops ist es, gemeinsam mit dem Projektteam die Projektziele zu klären, Projektstrukturen weiterzuentwickeln, alle notwendigen Projektierungsunterlagen zu verfeinern oder zu ergänzen und das gemeinsame Projektverständnis zu entwickeln. Das Zusammenspiel der Teammitglieder im Workshop leistet hier-bei einen wesentlichen Beitrag zur Entwicklung der Projektkultur.
Warum ist das wichtig?
Meiner Erfahrung nach werden die genannten Punkte oft unterschätzt in Projekten, da gefühlt das Aufwand/Nutzen Verhältnis vermeintlich nicht dafür spricht sich derart mit diesen Themen auseinander zu setzen. Doch gerade im späteren Projektverlauf wird oftmals deutlich, dass gerade eine stringente Projektorganisation mitsamt Kommunikationsplan eine wesentliche Rolle im Zusammenhang mit dem Projekterfolg spielen, um unnötige Diskussionen über beispielsweise Verantwortlichkeiten oder auch unnötige Kommunikationsschleifen bereits im Vorhinein zu eliminieren.
Kenne die Projektorganisation, kenne die erforderlichen Rollen und kenne das Projektteam und erkennen Sie die notwendigen Kommunikationsstrukturen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Projektplanung benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Quellen und weiterführende Links:
pma – Project Management Austria, pm baseline Version 3.1
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