Projekte im Schafspelz

Wie Sie Projekte angehen, die keine Projekte sind.

Sie haben da so eine Aufgabe auf dem Tisch. Irgendwie beschleicht Sie das Gefühl, dass das etwas Größeres und Aufwendigeres werden könnte. Es ist etwas Neues, das bisher nicht im Unternehmensumfeld vorhanden ist und wofür Sie mehrere Personen benötigen, aber irgendwie ist es auch kein großes Projekt. Im folgenden Artikel stelle ich ein paar Methoden vor, die sich dazu eignen, solche Aufgaben anzugehen.

Im Arbeitsalltag werden Aufgaben aus verschiedenen Gründen oft nicht als Projekt eingestuft. Trotzdem scheinen sie für das herkömmliche Abarbeiten via To-do-Liste zu komplex zu sein, vor allem, weil viele der offenen Punkte für diese Aufgaben Abhängigkeiten zueinander aufweisen. Wie also diese Pseudo-Projekte richtig aufbereiten?

Meiner Erfahrung nach liegt das Problem beim Managen dieser Aufgaben nicht am eigenen Zeitmanagement. Die Herausforderung liegt darin, benötigte Personalressourcen, also das vermeintliche Projektteam, zu managen und deren Aufgaben zu koordinieren. Mit einer einfachen To-do-Liste ist dies oftmals schwierig, denn das Darstellen von Arbeiten, auf die Sie vielleicht von Kollegen aus anderen Abteilungen warten, gestaltet sich in dieser Form schwierig. Außerdem kostet es viel Zeit die To-do-Liste laufend anzupassen.

Ich habe mir einige Methoden zurechtgelegt, mit denen man diesen Projekten im Schafspelz begegnen kann.

Wo geht die Reise hin? – Die Gedächtnislandkarte

Die Erstellung einer Mindmap ist ein bewährtes Mittel, um alle notwendigen Aufgaben zu identifizieren. Eine Mindmap hilft dabei, die Gedanken zu entfalten und nutzt die Fähigkeit des Gehirns Kategorien, und damit alle notwendigen Arbeiten, zu identifizieren. Es gibt viele Tools, um Mindmaps zu erstellen – sowohl kostenpflichtige als auch Freeware, wie beispielsweise draw.io. Nichtsdestotrotz empfehle ich hier klassisch Papier und Stift, oder auch ein Whiteboard zu verwenden. Eine Gehirnscan-Studie hat gezeigt, dass das Mitgehen der Finger beim Schreiben die Denkprozesse fördert, also nutzen Sie diese Erkenntnis!

Alles eine Frage der Priorität! – Der Eisenhower

Sind erstmal die wichtigsten Arbeiten identifiziert (erfahrungsgemäß erwischt man nie alle) stellt sich die Frage, womit man am besten beginnen soll. Die Eisenhower-Matrix ist in der Consulting-Literatur schon fast ein alter Hut, aber ein nicht zu unterschätzendes Mittel, um sich Überblick über die Prioritäten zu verschaffen. Bei dieser Methode werden alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet und in der unten angeführten Matrix eingestuft.

Unter dringend versteht man dabei Aufgaben die unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern und uns in einen reaktiven Modus versetzen. Wichtige Dinge sind Aufgaben, die uns langfristig weiter bringen und das große Ganze voranbringen. Wichtige Aufgaben versetzen uns in einen reaktionsfähigen Modus in dem wir ruhig, rational und offen für neue Möglichkeiten sind.¹

Den Unterschied zu definieren ist ziemlich intuitiv. Allerdings unterliegen wir oftmals dem Irrglauben, dass alle dringenden Aufgaben auch wichtig sind.

Jedem dieser Aufgabentypen (A-D) wird dann eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet. Selbstverständlich sind Sie auch hier frei, diese Arten anders zu bestimmen. Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind sollten unbedingt umgehend angegangen werden. Sind diese Aufgaben auf Kurs, neigt man gerne dazu, die Aufgaben die dringend aber nicht wichtig sind („C“) weiter zu bearbeiten, jedoch ist genau das falsch. Gerade hier sollten Sie den Fokus auf die wichtigen und nicht dringlichen Aufgaben („B“) legen bevor diese zu „A“ Themen werden. Aufgaben mit dem Typ „D“ (also „Nicht bearbeiten“) sollten oft trotzdem erledigt werden, aber vielleicht können sie diese an Randzeiten oder zwischen Meetingblöcken bearbeiten und damit diese Zeit effizient nutzen.

Und dann? – Kanban

Sind Ihnen die Arbeiten zu den Aufgaben klar und haben Sie diese priorisiert, können Sie damit beginnen diese zu verteilen und abzuarbeiten. Nur wie behält man den Überblick über viele Aufgaben? Für mich hat sich ein simples Kanban-Board dafür bewährt. Damit bleibt es übersichtlich und Sie können eingreifen falls erforderlich. Wie man ein Kanban-Board erstellt werde ich in einem der nächsten Artikel genauer erörtern.

Plan B

Sollten diese Methoden nicht funktionieren oder unübersichtlich werden, eignen sich Projektmanagementmethoden besser für die Planung – beispielsweise ein Projektstrukturplan. Das ist allerdings auch ein Anzeichen dafür, dass Sie gerade an einem „echten“ Projekt arbeiten und die erforderlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmenskontext dafür einleiten sollten. Welche Projektmanagementmethoden es gibt und wie Sie diese anwenden werde ich in den folgenden Beiträgen genauer vorstellen.

„Ein Idiot mit einem Plan kann ein Genie ohne Plan schlagen.“
– Warren Buffett –

Wenn Sie Unterstützung im Projekt- oder Aufgabenmanagement benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite –  kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

Quellen und weiterführende Links:

¹https://kontist.com/posts/eisenhower-prinzip/
Bild von Neil Rosenstech, unsplash.com