Vor allem klassische Projekte werden oftmals mit einem Kickoff-Event gestartet und die Arbeit beginnt. In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchem Methoden man vor dem inhaltlichen Projektstart eine solide Basis für den weiteren Projektverlauf schaffen kann.
Kenne das Projekt
Die zeitliche Abgrenzung eines Projekts erfolgt durch die Definition des Projektstarts und Projektendes. Diese sind an einem Ereignis festgemacht, beispielsweise wird der Projektstart oftmals mit der Freigabe des Projektauftrags definiert. Diese Ereignisse grenzen das Projekt zeitlich ab. Allerdings sind sowohl die Vor- als auch die Nachprojektphase bedeutend. So ist das Kennen der Projektvorgeschichte wichtig für das Verständnis des Projekts als Gesamtheit und die Entwicklung der Projektstrukturen. Alle Entscheidungen, Vereinbarungen und Rahmenbedingungen in diesem Stadium zu dokumentieren und im Projektteam gegebenenfalls zu kommunizieren, kann die Chance eines Projekterfolgs erhöhen. Denn oftmals gehen konkrete Umsetzungsideen oder Implementierungsvorschläge mit der Vorprojektphase einher und sollten vom Projektteam entsprechend Zustimmung finden. Auch die Erwartungen an die Nachprojektphase beeinflussen den Leistungsumfang und die Projektumweltbeziehungen. Gerade, wenn gegebenenfalls Lieferobjekte offenbleiben, wird in einer Nachprojektphase der weitere Verlauf festgelegt.
Kenne das Projektumfeld
Mit der Projektumfeldanalyse werden Beziehungen, Erwartungshaltungen und Projekteinflüsse durch interne und externe soziale Umwelten visualisiert und bewertet. Auf Basis der Bewertung und des daraus resultierenden Ergebnisses werden mögliche Maßnahmen zur Gestaltung von Umweltbeziehungen gesetzt. Es gilt dabei zu bestimmen, welche Umwelten relevant sind und den Projekterfolg beeinflussen. Bei dieser Methode wird zwischen externen Umwelten, welche am Ergebnis des Projekts interessiert sind, und internen Umwelten, die einen wesentlichen Beitrag im Zuge der Projektarbeit leisten und Projektrollen innerhalb der Projektorganisation übernehmen, unterschieden. Die Bewertung zwischen den Umwelten kann mittels Symbolen dargestellt werden und adäquate Maßnahmen für das Beziehungsmanagement gefunden werden.
Umfeldfaktoren finden und sammeln
Wie so oft eignet sich eine simple Mind-Map sehr gut, um neue Faktoren zu erschließen. Unterstützend helfen fragen wie:
- Worauf muss man in dem Projekt vielleicht besonders achten?
- In welchem Kontext findet das Projekt statt?
- Welche Projektziele und Teilziele sind zu beachten?
- Welche Personen können den Projekterfolg positiv beeinflussen? Welche negativ?
- Welche rechtlichen Faktoren sind zu beachten?
Ordnen, sortieren und visualisieren
Die meisten Projektmanagement-Methoden zielen auf das Sortieren und Strukturieren von komplexen Sachverhalten ab. Hier ist es nicht anders. Im nächsten Schritt sortieren sie die Faktoren Ihrer Mind-Map in eine Matrix mit den Ausprägungen sozial/sachlich und intern/extern ein:
Das Ergebnis Ihrer Projektumfeldanalyse lässt sich im Anschluss wunderbar als Basis für weitere Methoden und Analysen nutzen und beispielsweise Risiken und Stakeholder abzuleiten.
Kenne die Personen
Um den identifizierten Umweltbeziehungen mehr Anschaulichkeit zu verleiben eignet sich die Persona-Methode. Personas sind fiktive Charaktere, die vielfältige Eigenschaften von Merkmalen in sich vereinen, wie z.B. Alter, Geschlecht, Beruf, Interesse am Projekterfolg, Werte, fachliche Spezialisierung, etc. Eine Persona ist zwar ein Stereotyp, aber mit vielen Facetten ausgestattet und auf Sach- und Menschenkenntnis basierend.
Wenn Sie Unterstützung bei der Projektplanung benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Quellen und weiterführende Links:
pma – Project Management Austria, pm baseline Version 3.1
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