Auf die Entstehungsgeschichte und rudimentäre Funktionsweise des Rahmenwerks Objectives and Key Results rundum Andy Grove und der Weiterentwicklung von Management by Objectives und Balanced Scorecard sind wir in unserem Artikel zu Zielsystemen bereits kurz eingegangen. In diesem Artikel wollen wir das agile Betriebssystem für moderne Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen und auch potenzielle Einsatzgebiete im Projektmanagement betrachten.
Was ist OKR?
Kurz gesagt ist OKR ein Ansatz, der Werte, Prinzipien, Prozesse, Kommunikationsformate, Rollen und Regeln inkludiert. Es gibt also ähnlich wie im Scrum Framework verschiedene Events und Rollen, die beim Praktizieren von OKR zu berücksichtigen sind.
OKR ist damit ein agiler Ansatz zum Management von Organisationszielen auf unterschiedlichen Flugebenen. Man setzt Ziele (Objectives) und misst Schlüsselereignisse (Key Results). Objectives definieren sich als große, ehrgeizige Ziele. Key Results sind messbare und herausfordernde Kriterien, mit denen die Zielerreichung überprüft werden kann. Aufgrund eines kollaborativen Führungsansatzes unterstützt OKR beim organisatorischen Lernen. Kurzfristige Ziele werden immer im Kontext von Vision/Mission/Strategie gesehen.
Wie funktioniert OKR?
Ziele werden bei der Anwendung von OKR nicht jährlich festgehalten und am Ende des Jahres überprüft, sondern in einem 3 bis 4-monatigem Rhythmus betrachtet und validiert.
Bei einem beginnenden Zyklus werden in der Phase OKR Planning auf allen Organisationsebenen die Ziele der nächsten 3 – 4 Monate geplant. Die Unternehmensvision und Mission wird in die Ziele via sogenannten Mid-Term Goals (MOALS) mit einbezogen. Das ist wichtig, damit trotz der kurzen Zyklen mit kurzfristig angepassten Zielen das Organisationsleitbild berücksichtigt wird. Klassischerweise werden im OKR Planning zuerst die Unternehmensziele des Managements festgelegt und den Mitarbeitenden vorgestellt. Diese formulieren dann die Ziele in den Teams und darauf abgestimmt ihre persönlichen Ziele.
In OKR Weekly Meetings werden wöchentlich 15-minütige Abstimmungen durchgeführt, um die Fortschritte auf dem Weg zur Zielerreichung zu diskutieren. Am Ende einer Zyklusphase werden in einem OKR Review dann schlussendlich sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die der Mitarbeitenden ausgewertet und vorgestellt. Ein Zyklus schließt mit der OKR Retrospektive, in der analysiert wird, warum ggf. Ziele nicht erreicht wurden und welche Hindernisse sich im Laufe der letzten Monate manifestiert haben. Ähnlich wie in Scrum steht hier die kontinuierliche Verbesserung und “lessons learned” im Vordergrund.
OKR Master / OKR Coach
Der OKR Master oder auch OKR Coach ist für die korrekte Umsetzung in der Organisation verantwortlich. Er unterstützt die Einführung und Anwendung der Methodik, beteiligt sich aber inhaltlich in keiner Weise. Er organisiert den gesamten Prozess und übernimmt die Moderation von Sitzungen, wie z.B. das OKR Review. Er agiert also in ähnlicher Art und Weise wie der Scrum Master im Scrum Rahmenwerk.
Welchen Nutzen bietet OKR?
- Erfolg orientiert sich am Outcome (right objectives for right reasons)
- Klare Entscheidungen bei knappen Ressourcen
- Reagieren auf veränderte Rahmenbedingungen (Agile OKR Anpassung)
- Dinge messbar machen
- Ziele mit der Arbeit in Bezug setzen (Orientierung für Mitarbeitende)
- Kontinuierliche Verbesserung und Lernkultur
- Es fällt leichter “Nein” zu sagen und die Gefahr sich in Opportunitäten zu verirren sinkt
- Informationen sind für alle öffentlich verfügbar (Transparenz)
- Ziele der einzelnen Organisationseinheiten sind verknüpft und regen zum Austausch an
OKR in Projekten?
Der Einsatz von OKR in Projekten erscheint jedenfalls möglich, aber nicht für alle Projektarten.
OKR eignet sich für agile Projekte mit…
- agilem Mindset
- offener Projektkultur hinsichtlich Veränderungen und organisatorischem Lernen
- iterativer Vorgehensweise, wenn Ziele beispielsweise quartalsmäßig planbar sind
- agilen Kommunikationsformaten
- einer Projektdauer von 3 bis 4 Monaten oder mittelfristigen Projekten, die in 3 – 4 Monatswellen agieren
Kein Einsatz von OKR ist zu empfehlen, wenn …
- in einem Projekt klassisch nach Wasserfall vorgegangen wird
- Ziele vor Projektstart aufgrund von Anforderungen definiert werden
- es sich um Changemanagement-Projekte handelt (laufende Veränderung in einem Projekt, das Veränderungen begegnen und managen soll)
Soweit alles OK.R
OKR ist ein wirksames und einfaches Rahmenwerk zur Formulierung messbarer und besserer Ziele. Es enthält Abläufe für den Prozess von Zielsetzungen und beschreibt damit, wie Ziele regelmäßig gesetzt, angepasst und auch überwacht werden können. Richtig eingesetzt hilft es Teams und Organisationen, Erfolgskriterien zu definieren und für alle zugänglich zu machen. Das motiviert, fokussiert auf das Wesentliche und sorgt für ein einheitliches Verständnis für alle Beteiligten.
Wenn Sie Unterstützung im Bereich Zielvereinbarungsmethoden benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Quellen und weiterführende Links:
OKR in Projekten: https://youtu.be/_kdJtAEh4fI
https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/business-wissen/okr-objectives-and-key-results-grundlagen/
https://bpmo.de/bpm-wiki/objectives-and-key-results-okr/
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