Nach dem Lesen dieses Artikels wissen Sie, wie man mit wenig Aufwand, einen zentralen Projektarbeitsplatz einrichtet, um die Zusammenarbeit in Projekten mit verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens oder über Unternehmensgrenzen hinaus zu vereinfachen.
Plattformübergreifendes Arbeiten
Viele Unternehmen verwenden Kollaborationsplattformen wie beispielsweise Microsoft Sharepoint oder Atlassian Confluence. Meiner Erfahrung nach sind diese allerdings oftmals nur für interne Zwecke eingerichtet und werden demnach nicht für Projektarbeit und den damit einhergehenden lebendigen Austausch von Informationen eingesetzt. Kompliziert wird es spätestens dann, wenn unternehmensexterne Mitarbeitende, wie beispielsweise Lieferanten oder Berater, mit Zugriffen ausgestattet werden müssen. Bevor man sich hierzu aber eine Lösung ins Auge fasst, macht es zunächst Sinn, sich mit dem genauen Bedarf auseinanderzusetzen.
Wozu einen digitalen Projektarbeitsplatz?
Meiner Erfahrung nach steigt der Teamgedanke, die Transparenz und auch die Verbindlichkeit für Projektarbeiten durch die Verwendung eines gemeinsamen virtuellen oder digitalen Projektarbeitsplatzes erheblich. Es werden Daten, Protokolle, Arbeitsergebnisse, etc. von allen Projektbeteiligten zentral an einem Ort abgespeichert und können damit jederzeit eingesehen werden. Kurz: Die Projektunterlagen bleiben stets und für alle Mitwirkenden aktuell. Auch in Sachen Projektkommunikation ergeben sich erhebliche Vorteile. Eine Chatfunktion vermeidet E-Mail-Dialoge, die oftmals schwierig nachzuvollziehen sind und trägt erheblich zur Effizienz bei. Abgerundet wird ein digitaler Projektarbeitsplatz mit Funktionen wie einer Aufgabenplanungsunterstützung, beispielsweise Kanban-Tools, To-do-Listen oder auch einem gemeinsamen Projektkalender.
Mit private Cloud-Hosting zum digitalen Arbeitsplatz
In vielen Unternehmen sind Dienste wie Microsoft OneDrive, Confluence und co als Public Cloud-Dienste aus Datenschutzgründen nicht zur Nutzung freigegeben. Einerseits werden die Daten hier an Anbieter übermittelt, denen eine gewisse Vertrauensbasis geschenkt werden muss, andererseits sind größere Cloud-Anbieter relativ teuer. Da liegt es nahe, sich eine eigene Cloud zu hosten um Daten sicher abzulegen. Ich habe hierzu in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen mit dem Softwarepaket Nextcloud gemacht. Seit einiger Zeit kann dieses auch ohne IT Spezialwissen in kurzer Zeit bereitgestellt werden.
Was ist Nextcloud?
Nextcloud ermöglicht das Speichern von Daten auf einem eigenen Server. Bei Verwendung des Clients wird der Server automatisch mit einem lokalen Verzeichnis synchronisiert, wie es beispielsweise bei Microsoft OneDrive oder Dropbox der Fall ist. Dadurch kann von mehreren Endgeräten aber auch über eine Weboberfläche, auf den Datenbestand zugegriffen werden. Seit einiger Zeit sind auch Videokonferenzen und das „Teilen“ des eigenen Bildschirms möglich. Mit zusätzlichen kostenlosen Apps kann der Funktionsumfang zusätzlich erweitert werden, wie beispielsweise der App Deck, welche Kanban Funktionalitäten bietet. Den Link zur Demoversion finden Sie hier.
Bleibt die Frage wo und wie man Nextcloud installiert.
Nextcloud Hosting
Als Hosting-Provider habe ich mich für ventuscloud.eu entschieden, einen noch jungen Anbieter mit Rechenzentren in Oberösterreich und Wien der für aktuell EUR 4,18 im Monat 10 GB Web-Speicherplatz anbietet. Zudem ist der Serverstandort in Österreich und damit DSGVO-konform. Die Installation selbst können Sie mit einer VM (Virtuellen Maschine) von Nextcloud dort vornehmen.
Als gute technische Alternative kann eine Installation auch auf einem Webspace durchgeführt werden, wie beispielsweise bei hostportal.at, mit dem Vorteil, dass Sie hier meist auch bereits eine Domain inkludiert auswählen können. In diesem Fall können Sie das von Nextcloud zur Verfügung gestellte PHP-Installations-Skript verwenden, um Ihre Umgebung aufzusetzen.
Die Details zu den Installationsmöglichkeiten finde Sie hier.
Wenn Sie Unterstützung bei den Themen digitale Zusammenarbeit benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
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