Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, wissen Sie, ob und wie Ihnen die Kanban-Methode helfen kann, Ihre Aufgaben zu managen und warum diese manchmal mehr Sinn macht, als eine klassische Todo-Liste. Am Praxisbeispiel „Umzug“ werden Sie lernen, wie Sie ein Kanban-Board erstellen und die Methode verfeinern können.
Die Übersicht behalten
Jede und jeder hat sie schon verwendet, viele noch immer. Ein einfaches aber effektives Mittel um Struktur und Erinnerung für den Tag zu schaffen, sie ist geliebt und gehasst zugleich. Die To-do-Liste, zu Deutsch: Aufgabenliste. Wo sie bei kleinen Aufgabengebieten noch ausreicht, stößt diese einfache Liste bei umfangreichen oder gleichzeitig ablaufenden Projekten an ihre Grenzen – zeitliche und inhaltliche Prioritäten von parallel zu erledigenden Aufgaben lassen sich nicht mehr darstellen, Übersichtlichkeit und Struktur gehen verloren. Ehe man es bemerkt, steht man mitten im Aufgabendickicht und sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.
Kanban als Methode kann bei der agilen Prozesssteuerung genau das Werkzeug sein, das in solchen Situationen hilft eine klare Sicht auf die anstehenden Aufgaben zu erhalten – die Axt mit der man sich einen ebenen Weg durch das Chaos bereitet.
Das Primärziel von Kanban ist das transparente Darstellen und Kategorisieren von Arbeitsschritten, gleichzeitig sollen diese sukzessiv optimiert werden. Die Methode ist dabei so flexibel gestaltbar, dass die Anwendung für jegliche Aufgaben denkbar ist. Selbst die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens könnte abgebildet werden. Doch wie erstellt man nun ein Kanban-Board?
Das Kanban-Board
Hinter diesem Begriff verbirgt sich nichts anderes als eine Tafel, die einen aktuellen Statusüberblick zu Tätigkeiten gibt. Das Board dient als Hilfsmittel und kann physisch oder virtuell erstellt werden. Es kann ein Schlüsselelement dabei sein, Verbesserungspotentiale sichtbar zu machen. Im Internet gibt es mittlerweile unzählige kostenlose und kostenpflichtige Anbieter um ein Kanban-Board zu erstellen, beispielsweise Trello, Jira, Asana, Microsoft Planner und viele mehr.
Funktionsweise eines Kanban-Boards
Es werden einzelne Arbeitsaufgaben auf Haftnotizen abgebildet und in Spalten auf dem Board platziert. Die Spalten stellen dar, in welchem Stadium sich die Aufgabe gerade befindet. Für ein einfaches Board könnte man beispielsweise zu Beginn die Spalten “offen”, “in Arbeit” und “abgeschlossen” festlegen und diese dann je nach Bedarf Schritt für Schritt verfeinern. Die Arbeitsaufgaben werden dann in dieser bestimmten Abfolge bearbeitet. Zusätzlich definiert man Kapazitätsgrenzen in den Spalten um zu vermeiden, dass man an zu vielen Aufgaben auf einmal arbeitet. In der Kanban-Theorie bezeichnet man diese Begrenzung Work in Progress Limit, oder kurz WiP-Limit. Die horizontalen Reihen, so genannte Swimlanes, dienen der Organisation von verschiedenen Aufgabenarten.
Einsatzbereiche
Kanban wird gerne von Teams verwendet, welche die Aufgaben und den Arbeitsfluss für alle sichtbar halten wollen. Die Anwendung dieser Methode als Einzelperson, oder Single-Kanban, ist allerdings genau so effizient, um sich möglichst schnell einen Überblick zu verschaffen.
Wie nutzt man nun Kanban statt einer Todo-Liste?
Um das Vorgehen praxisnahe zu veranschaulichen möchte ich Sie an dieser Stelle einladen mit mir einen Wohnungsumzug via Kanban zu planen und gehe dabei auf die iterativen Verbesserungsmöglichkeiten ein.
Planungsstart
Der Startpunkt deckt sich weitestgehend mit der Todo-Liste, mit dem Unterschied, dass Sie einzelne Aufgaben nicht in einer Liste erfassen, sondern diese auf einzelne Haftnotizen oder Tickets notieren und sammeln. Sollten Sie auf Probleme bei der Aufgabenidentifizierung stoßen, empfehle ich für diesen Schritt eine Mindmap zu erstellen, wie im vorherigen Artikel beschrieben. Sollten Sie bereits eine Todo-Liste aufgesetzt haben können Sie diese ebenso als Basis verwenden.
Haben Sie alle Aufgaben notiert, heften Sie diese in einem ersten Ansatz in die Spalte „offen“ und versuchen diese thematisch vor zu sortieren. Wenn Sie das Gefühl haben, nicht alle Aufgaben detailliert genug erfasst zu haben, ist dies kein Problem. Kanban lebt davon, Aufgaben iterativ, also schrittweise, zu definieren.
Aufgabenpakete schnüren
Sind die Aufgaben identifiziert und sortiert, lassen sich diese in Aufgabentypen unterteilen. Die gängigste Herangehensweise bei der Darstellung von Aufgabentypen ist das Clustern in Themenblöcken bzw. Swimlanes. Hier werden die Themenschwerpunkte als eigene Bereiche am Board visualisiert, um Orientierung bei den identifizierten Aufgaben zu geben. Es handelt sich dabei um nichts anderes als eine horizontale Unterteilung. Es werden alle Aufgaben, sogenannte Tickets, in die zugehörige Swimlane gepackt. Im erwähnten Anwendungsfall zum Beispiel alle Aufgaben, die Möbel betreffen in die Swimlane „Möbel“ und so weiter.
Einzelaufgaben für die nicht passen und für die eine Definition eines Aufgabentyps nicht sinnvoll erscheint, ordnen Sie kurzerhand einfach in einen allgemeinen Aufgabentyp „Sonstiges“.
Vorgehen definieren
Als nächstes geht es darum den Arbeitsfluss sichtbar zu machen. Dafür wird das Board in vertikale Linien eingeteilt und damit das Vorgehen bzw. die Prozessschritte definiert. Im Fall unseres Umzugs sind das „verpacken“, „transportieren“, „verstauen“ und „einrichten“. Im Zentrum von Kanban steht immer der gelebte Prozess, den Sie definieren. Hüten Sie sich deshalb davor, Prozessschritte zu definieren, die Sie nicht benötigen und eliminieren Sie Schritte, sobald klar ist, dass diese überflüssig sind.
Die identifizierten Prozessschritte werden also in ihrer chronologischen Folge in Spaltenform gebracht und die Arbeiten von links nach rechts durch das Board ausgeführt. Die folgende Abbildung zeigt, wie ein beispielhafter Arbeitsfluss am Kanban-Board dargestellt werden kann, wobei es keinerlei Vorgaben zur Form gibt. Unabhängig von der Form sollte es immer einen Input-Bereich am Board geben, in welchem Aufgaben platziert werden, die als nächstes erledigt werden sollen (siehe Spalte „offen“). Die Spalte „erledigt“ auf der rechten Seite des Boards ist der Punkt, an dem eine Aufgabe das Kanban-System verlässt.
Der Aufgabentyp „Sonstiges“ folgt nicht den definierten Aufgabentypen. Es ist nicht unüblich in Kanban sogenannte „Subboards“ darzustellen, um verschiedene Aufgabentypen sinnvoll darzustellen. So gibt es für die Swimlane „Sonstiges“ initial keine treffenden Prozessschritte, sodass dieser Bereich generisch gehalten wird. Es wäre ggf. viel zu aufwändig, hier ständig Tickets in Spalten umzuordnen, besonders wenn die Erledigung eines solchen Aufgabentickets vielleicht nur wenig Zeit in Anspruch nimmt.
Vorgehen verfeinern
Für die Darstellung, wann eine Aufgabe in einer Prozesseinteilung erledigt ist, lässt sich diese nochmals unterteilen in „doing“, in Bearbeitung, und „done“, abgeschlossen (siehe Abbildung unten). Auch hierzu gibt es keine genauen Vorgaben, man könnte auch erledigte Arbeiten auf der Kanban-Karte mit einem grünen Punkt markieren.
Ein weiterer Punkt beim Verfeinern des Boards ist das Einführen von den bereits genannten Work in Progress Limits je Prozesseinteilung. Wie in der folgenden Grafik dargestellt, erhält beispielsweise der Aufgabentyp „verpacken“ ein WiP-Limit von vier. Dieses Limit gilt über alle Prozessschritte hinweg, sprich im Beispiel dürfen noch maximal zwei Tickets in „verpacken“ gepullt werden, da bereits zwei in Bearbeitung sind. Diese vorgehen schützt Sie davor, dass Sie zu viele Aufgaben auf einmal beginnen ohne sie rechtzeitig abzuschließen.
Ob die Prozessschrittverfeinerung im Falle eines Umzuges wirklich Sinn macht, ist Ansichtssache und nur empfehlenswert, wenn es für Sie einen Mehrwert ergibt.
Kanban kann?
Kanban in der Einzelanwendung würde ich nur empfehlen, wenn Sie erkennen, dass Ihnen eine Todo-Liste nicht ausreicht um all Ihre Aufgaben im Blick behalten oder, wenn sie projekthaft arbeiten und vielleicht Aufgaben, die Sie an jemand anderen delegiert haben, auch im Blick behalten wollen. Ansonsten sollten Sie immer überlegen ob der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.
Wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Prozesslandschaft benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
Quellen und weiterführende Links:
Leopold,Klaus und Kaltenecker, Siegfried: Kanban in der IT. Carl Hanser Verlag, München 2013
https://kanbanize.com/
https://kanbantool.com/de/kanban-board
https://www.projektmanege.com/projekte-im-schafspelz/
Bild von Francesco Carinci, unsplash.com
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