Retros mit KI Unterstützung

Die Projektmanagement-Artikelreihe KI schließt, wie sollte es anders sein, mit dem Thema Lessons Learned und Retrospektive. Im Artikel zum gelungenen Start ins neue Projektjahr sind wir bereits eins Stück weit auf das Thema Retrospektiven eingegangen. In diesem Artikel hier beschreiben wir gängige Methoden für Retros und erläutern Möglichkeiten, wie KI bei diesen unterstützen kann.

Was ist eine Retro?

Retros oder auch Retrospektiven und Lessons Learned sind moderierte Team-Meetings zur Reflexion über Projekte, mit dem Ziel, die Zusammenarbeit und Arbeitsergebnisse zu verbessern. Sie sind besonders in agilen Methoden wie Scrum verbreitet und werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Dabei werden alle Teammitglieder einbezogen, um eine ganzheitliche Sichtweise zu gewährleisten.

Was bringt eine Retro?

Grundsätzlich helfen Retrospektiven oder „Lessons Learned“-Sessions dabei, Lernprozesse zu verankern und damit den langfristigen Erfolg von Projekten und Organisationen zu unterstützen. Folgende Punkte lassen sich dabei konkret nennen:

• Kontinuierliche Verbesserung: regelmäßige Reflexion über Projektverläufe, Identifikation von Schwachstellen und Entwicklung von Strategien zur Verbesserung
• Fehlervermeidung: Wer seine Fehler kennt und versteht kann Strategien entwickeln, um diese in zukünftigen Projekten oder Projektabschnitten zu vermeiden.
• Teamzusammenhalt: Viele Methoden im Kontext Retrospektiven fördern offene Kommunikation und Zusammenarbeit auch damit, dass sich die Teammitglieder untereinander besser kennenlernen. Gegenseitige Unterstützung und Verständniss führen meist zu einer besseren Teamdynamik.
• Steigerung der Qualität: Was lief gut, was schlecht. Sich bewusst darüber in einem Team offen auszutauschen kann die Qualität der Arbeitsergebnisse erhöhen.

Retro-Methoden und wo sie zu finden sind

Retro-Methoden zielen darauf ab, eine offene und ehrliche Diskussion im Team zu fördern und, wie schon erwähnt, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Es gibt eine vielzahl an Methoden und die Auswahl ist eher Geschmackssache, richtet sich aber auch danach, welche Bedürfnisse das Team akktuell hat.

• „Was gut gelaufen ist, was schlecht gelaufen ist“-Methode: Jedes Teammitglied listet auf, was der eigenen Meinung nach in letzter Zeit gut und was schlecht gelaufen ist. Das Team bespricht die Einträge und entwickelt gemeinsam Lösungen für die notierten Probleme. Hierzu bietet es sich an, mit Post-Its (oder virtuellen Whiteboard-Tools) zu arbeiten.
• „Start, Stop, Continue“-Methode: Das Team Identifiziert Dinge, die sie starten (neu einführen), stoppen (nicht mehr tun) und fortsetzen (beibehalten) möchten. Diese Methode ist nützlich, um sowohl Probleme als auch Best Practices zu identifizieren.
• „Vier Ls“ – Liked, Learned, Lacked, Longed for: Der Name ist hier Programm. Teammitglieder teilen, was sie mochten, was sie gelernt haben, was gefehlt hat und wonach sie sich gesehnt haben. Diese Methode kann dabei helfen, einen Einblick in die Teamdynamik und den Interessen der Teammitglieder zu erhalten.
• „Segelschiff“-Methode: Bei dieser Methode wird das Projekt als Schiff dargestellt, das durch Wind (Hilfen) angetrieben und durch Anker (Hindernisse) zurückgehalten wird. Die Teammitglieder stellen dann fest, was das „Schiff“ vorangetrieben und was es zurückgehalten hat.
• „Fischgräten“-Methode (Ishikawa-Diagramm): Probleme werden als „Fischköpfe“ und mögliche Ursachen als „Fischgräten“ dargestellt. Dies hilft dabei, die zugrundeliegenden Ursachen von Problemen festzustellen.
• „5 Warum“-Methode: Bei dieser Methode wird ein Problem identifiziert und dann fünf Mal „Warum?“ gefragt, um die zugrundeliegende Ursache des Problems zu finden. Das kann dabei helfen, tiefer liegende Probleme zu identifizieren, die vielleicht auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind.

Details zu den Methoden und noch viele mehr finden sich u.a. unter folgenden Links: 54 spaßige Retrospektive Methoden für agile Teams in 2023 (echometerapp.com), Retromat – Inspiration & plans for (agile) retrospectives

Wie kann KI als Werkzeug dabei unterstützen?

• Auswahl von Methoden: KI kann mit ein wenig Kontext Methoden vorschlagen, die für gewisse Situationen im Team passen. Angenommen Sie starten mit einem neuen Team und einem neuen Projekt. Wenn sich die Personen nicht oder kaum kennen und sich erst im ersten Projekt-Monat oder Sprint sporadisch kennengelernt haben, könnte man einer KI wie ChatGPT die gezielte Frage stellen: Welche Retro-Methoden eignen sich besonders gut für ein Team, dass neu formiert wurde und sich noch nicht gut kennt?
• Vorbereitung: Mit Hilfe von KI kann man hervorragend Daten konsolidieren, beispielsweise die wichtigsten Punkte aus Meetings, Protokollen, Mails und Chats extrahieren und zusammenfassen lassen. Im Grunde übernimmt eine KI alles, was im Kontext Daten möglich ist. Man könnte sich die Team-Metriken, Vorhersagen von Herausforderungen aufgrund historischer Daten und Risiken oder auch die Ressourcenplanung von einer KI wie ChatGPT erstellen lassen. Aber man kann KI auch verwenden, um sich Diskussionsthemen und Leitfragen vorschlagen zu lassen.
• Lösungsfindung: Wurden Probleme im Zuge einer Retro identifiziert, kann man hierzu eine KI befragen, wenn man mit seinem Latein am Ende ist, oder einfach noch mehr Ideen benötigt. KI kann komplexe Datenmuster erkennen und interpretieren, die für uns Menschen schwer zu erfassen sind. Wenn zum Beispiel ein Problem auftritt und das Team nicht sicher ist, warum es aufgetreten ist, könnte eine KI die Projektdaten analysieren und Muster oder Zusammenhänge erkennen, die zu dem Problem geführt haben. Damit kann KI auch bei der Entscheidungsfindung helfen oder auch beim Vergleich von Lösungsansätzen.
• Identifizierung von nächsten Schritten: Die Retro ist vorbei und was nun? Nach einer Retrospektive könnten Sie eine KI verwenden, um die Diskussionen und Ergebnisse zu analysieren und konkrete Aufgaben daraus abzuleiten, Prioritäten setzen und einen Vorschlag zur Aufgabenverteilung samt Zeitplan erstellen.

Retro zur Retro (Fazit)

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass Künstliche Intelligenz ein starkes Werkzeug ist, das die Effizienz und Effektivität von Retrospektiven erhöhen kann. Allerdings sollte man nicht vergessen, dass sie kein Ersatz für die menschliche Komponente ist. Die Fähigkeit, kreative Lösungen zu finden, Empathie zu zeigen und Emotionen zu verstehen – diese essenziellen Aspekte von Retrospektiven können nicht einfach aus Daten extrahiert werden und werden sich für eine KI nicht (so schnell?) erschließen.

Der Mehrwert der KI zeigt sich aber besonders in der Vorbereitung und Nachbereitung von Retrospektiven. Hier kann sie uns dabei unterstützen, Informationen zu sammeln, Muster zu erkennen und aussagekräftige Entscheidungen zu treffen. Doch am Ende sind es die Teammitglieder, die auf Basis dieser Daten handeln, interpretieren und empathische Verbindungen herstellen.

Insgesamt bietet uns KI eine wertvolle Unterstützung und schafft eine solide Grundlage, auf der wir aufbauen können, um unsere Retrospektiven effektiver, effizienter und letztendlich fruchtbarer zu gestalten.

Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement oder beim Einsatz von KI benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite –  kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com

P.S. Dieser Artikel wurde von einer humanoiden Lebensform erzeugt. KI unterstützt uns bei der Recherche.