Auf Künstliche Intelligenz (KI) sind wir in unserem letzten Artikel zu KI-Bildtools bereits ein wenig eingegangen. Dieses Mal wollen wir Anwendungsfälle mit Large Language Models (LLMs) wie GPT im Projektmanagement-Kontext näher betrachten. Unser Ziel dabei ist es, Möglichkeiten, die uns aufwändige und komplexe Aufgaben abnehmen zu identifizieren und zu testen. (Unser persönlicher KI Kollege ist in diesem Beispiel männlich und wird deswegen nicht gegendert.) In unserem Artikel möchten wir Ihnen ein paar dieser Ideen und Anwendungsfälle für die Unterstützung in Vorprojektphasen vorstellen.
Anwendung von KI im Projektmanagement
Kollege KI kann in verschiedenen Aspekten des Projektmanagements eingesetzt werden, um den Projektverlauf zu optimieren und die Effizienz zu steigern oder eben auch in der Vorprojektphase unterstützen. Wichtig dabei ist sicherlich, sich nicht immer 100%ig auf den Kollegen zu verlassen und die Ergebnisse, die er so von sich gibt auch kritisch zu hinterfragen. Nichtsdestotrotz eignet sich KI sehr gut dazu, eine Sparringpartner-Rolle einzunehmen.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Projektbeispiele sind oft sehr plastisch. Deswegen behandeln wir die Themen und Prompts im Folgenden anhand des Projekts Zirkusvorstellung. Wir verwenden dafür ChatGPT mit dem Model GPT-4. Erfahrungsgemäß ist es zielführender, mit Zwischenergebnissen zu arbeiten und die Energie nicht rein darauf zu konzentrieren, einen möglichst perfekten Prompt zu erstellen. Iteratives Vorgehen ist hier der Schlüssel zum Erfolg! Wo kann Kollege KI nun praktisch bei Projekten helfen? Hier ein paar Ideen:
Brainstorming
In einer frühen Vorprojektphase sind zumeist die umzusetzenden Einzelschritte und konkreten Aufgaben noch wenig greifbar. Mit einem klassischen Brainstorming als Methode kann man dem einfach begegnen und ist noch schneller, wenn man hier die KI befragt:
Auflistungen als Markdown ausgeben zu lassen ist eine gute Methode, um das Generierte barrierefrei und gut formatiert weiterzuverwenden. Und natürlich macht es bei einem Brainstorming durchaus Sinn, noch Ebenen tiefer zu gehen:
Mit einem Markdown-Editor, wie beispielsweise onlinemarkowneditor.dev, lässt sich der Output formatiert darstellen:
Projektstrukturplan/Meilensteinplan
Projektmanager:innen würden nun aus dem Brainstorming die relevanten Elemente detaillierter ausarbeiten und einen Projektstrukturplan samt Meilensteinplan ableiten. Wir verwenden die Daten in unserem Beispiel der Einfachheit halber aber so wie sie sind weiter und lassen uns Vorschläge für diese Pläne generieren:
Der generierte Meilensteinplan dazu stellt sich wie folgt dar:
Risikoidentifikation
Wenn der Plan steht und man schon eine gewisse Vorstellung hat, wie ein Projekt abläuft, ist es nicht immer einfach, einen guten Blick für potenzielle Risiken zu entwickeln. Auch hier ist Kollege KI ein guter Sparringpartner:
Risikobewältigung
Natürlich liegt es auch nahe, nach konkreten Strategien zur Risikominimierung zu fragen:
Kommunikationsplan
Mit Kommunikationsplänen bekommen wir eine gewisse Struktur im Projektablauf. Welche laufenden Meetings braucht es und wer bespricht was mit wem? Ideen und Inspiration erhalten wir auch hier vom Kollegen KI, der das ganze direkt in einer Tabelle darstellt:
Achtung bei der Eingabe von Daten!
Geben Sie keine geschäftskritischen Daten in einem online verfügbaren KI-Tool ein. Bei Unsicherheiten ist es eine gute Hilfe zu überlegen, ob es kritisch wäre, wenn die eingegebenen Daten öffentlich werden. Man muss davon ausgehen, dass ein Chatbot wie ChatGPT die eingegebenen Daten zum Lernen weiterverwendet und diese ggf. auch für andere User zur Verfügung stellt.
Ein populäres Beispiel war hier in vergangener Zeit Samsung. So wurden sensible Daten an den KI-Chatbot GPT gesendet, um sich den Alltag zu erleichtern. (Datenleck bei Samsung: Ingenieure schicken vertrauliche Daten an ChatGPT (t3n.de))
Werden Projektmanager:innen arbeitslos?
Eine KI wird Projektmanager:innen nicht ersetzen, aber diesen sehr wohl das Arbeitsleben erleichtern und mit Rat und Tat zur Seite stehen. Künstliche Intelligenzen ermöglichen unter anderem eine effizientere Projektplanung, besseres Risikomanagement, verbesserte Teamplanung und ein optimiertes Projektmonitoring. Die Kombination Kollege KI und menschlichem Know-how kann somit eine wahre Effizienzsteigerung im Projektmanagement erreichen. Die menschlichen Komponenten, wie beispielsweise Teambuilding, das Reagieren auf unerwartete Projektereignisse und auch das Interpretieren und verfeinern von Ergebnissen, die Kollege KI liefert, bleiben sicherlich noch überwiegend in Menschenhand.
Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement benötigen oder mit uns einen tieferen Blick auf KI-Tools werden möchten und wie diese Sie unterstützen können, stehen wir Ihnen gerne mit hilfreichen Tipps zur Seite – kontaktieren Sie uns! hello@projektmanege.com
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